完整的30分钟与总和6次的5分钟,虽然都一样是“30分钟”,但做起事来的效果却是不同的。有的工作需要一气呵成,比如:拟定一份计划书,30分钟就完全可以了,但是如果分成6次、每次5分钟的话,往往就无法完成;而有的工作可以把时间分成独立的区块来考量,以会计的作业为例,如果是5分钟能够做好的计算,就可以分成6次来进行。这样,能更有效地使用时间。

以个人而言,我写业务报告时,思考架构则要花上1个小时的时间,我会利用通勤的时间在车上思考梗概。拟定好了梗概,写报告本身只需要15分钟到30分钟即可,因此效率很高。然而,一般人在通勤的期间什么都不想,身体自动往前走,到了公司却要整合出完整的1小时来进行思考,结果花费了比原先预期的更多时间,时间自然捉襟见肘。

我们平常所做的工作并不是第一次接触的,照道理说应该知道整体大约要花费多少时间。只要稍作思考,了解这项工作需要完整的时间或者把时间分散开来有没有关系?如此一来,就可以设计出有效率的行程。

如果是第一次接触的陌生工作,可以预估所需时间,先尝试做个15分钟,再来计算要完成整个工作大约需要花多少时间。

这种按照工作种类来区隔使用时间的方法,就连空出来的5分钟、10分钟也可以有效地使用,进而快速完成工作。